Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Discord-Bot ist:
[Name / Firma], [Anschrift], E-Mail: [kontakt@deinedomain.tld]. Weitere Angaben findest du im Impressum.

2. Hosting

Diese Anwendung wird auf Servern in [Deutschland] beim Anbieter [Hosting-Anbieter, z. B. Hetzner / netcup] betrieben. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten (z. B. IP-Adresse) verarbeitet, um die Auslieferung der Seite zu ermöglichen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Betrieb).

3. Anmeldung über Discord (OAuth2)

Für den Zugang zum Dashboard meldest du dich über Discord an. Dabei erhalten wir von Discord deine Discord-User-ID, deinen Benutzernamen/Anzeigenamen, dein Avatar sowie die Liste deiner Server inkl. deiner Berechtigungen (Scopes: identify, guilds). Diese Daten nutzen wir ausschließlich, um dich zu authentifizieren und dir die von dir verwalteten Server anzuzeigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Nutzung des Dienstes). Anbieter ist Discord (Discord Netherlands BV / Discord Inc., USA); es gelten die Datenschutzbestimmungen von Discord.

4. Cookies / Session

Wir setzen ein technisch notwendiges Session-Cookie (ticketbot.sid), um deinen Anmeldestatus zu speichern. Es enthält keine Werbe- oder Tracking-Funktion. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Ticket- und Konfigurationsdaten

Zur Bereitstellung des Support-Systems verarbeiten wir Inhalte, die Nutzer in Tickets eingeben (Nachrichten, Formularangaben, Anhänge/Nachweise), Metadaten (Ticket-ID, Kategorie, Status, beteiligte Nutzer-IDs, Zeitstempel) sowie serverspezifische Konfigurationen. Beim Schließen eines Tickets kann ein Transcript (HTML) erstellt und im vom Server-Team festgelegten Kanal archiviert werden. Verantwortlich für die Inhalte innerhalb eines Discord-Servers ist der jeweilige Server-Betreiber; VelonBot handelt insoweit als Auftragsverarbeiter für den Server-Betreiber.

6. KI-gestützte Antworten (OpenAI)

Zur automatischen Beantwortung von Anfragen werden relevante Teile der Ticket-Konversation sowie Inhalte der hinterlegten Wissensdatenbank an OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA) übermittelt und dort verarbeitet. Es werden nur die für die Antwort notwendigen Textdaten übertragen. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien (EU-Standardvertragsklauseln bzw. Data Privacy Framework). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Bitte gib keine sensiblen personenbezogenen Daten in Tickets ein, die nicht zur Bearbeitung erforderlich sind. Die KI-Funktion kann pro Server deaktiviert werden.

7. Server-Logs & Nutzungsdaten

Zur Sicherstellung des Betriebs speichern wir technische Protokolle (z. B. Fehler, Zeitpunkt) und aggregierte Nutzungszahlen (z. B. verbrauchte KI-Tokens pro Server) ohne Inhalt der Nachrichten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist bzw. bis zur Löschung durch den Server-Betreiber. Transcripts und Tickets werden gemäß den Einstellungen des jeweiligen Servers bzw. auf Anforderung gelöscht. Bei Entfernung des Bots von einem Server können die zugehörigen Konfigurations- und Nutzungsdaten gelöscht werden.

9. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Zur Ausübung deiner Rechte kontaktiere uns unter [kontakt@deinedomain.tld].

Stand: [Monat Jahr]